Bab 1 - Konsep Dasar Warnet
Pelajari, Rencanakan, Hitung dengan Teliti !! Lalu Melangkah !! adalah Hal dasar untuk memulai suatu usaha. Konsep Dasar sebuah warung internet (warnet) adalah sebuah tempat yang menyediakan akses infrastruktur internet dengan mode berbagi koneksi (shared) dan perangkat akses (PC) sehingga pengguna bisa mengakses internet dengan biaya yang lebih murah. Konsep dasar inilah yang bisa dikembangkan sesuai dengan kondisi masing-masing tempat.
Hampir tidak ada warnet yang identik, kecuali warnet tersebut adalah bagian dari sebuah jaringan usaha. Karena itulah, pengembangan konsep dasar warnet harus disesuaikan dengan karakter masing-masing tempat. Jika anda berkeinginan mendirikan usaha warnet, lakukanlah studi kecil-kecilan terlebih dahulu untuk mengetahui prospek usaha warnet anda.
Catatan penting yang harus diingat adalah: keberhasilan sebuah usaha tidak ditentukan oleh satu faktor saja, namun merupakan gabungan beberapa faktor. Faktor faktor yang menentukan tersebut terdiri dari faktor teknis, pelayanan, manajemen dan sosial budaya. Jangan mengecilkan ataupun terlalu menonjolkan salah satu faktor dan tidak memperhitungkan faktor lainnya. Kadang terjadi sebuah warnet didukung oleh faktor teknis yang mumpuni namun faktor pelayanan yang kurang dan manajemen yang tidak teratur akhirnya malah dijauhi oleh pelanggan.
Walaupun berangkat dari teknologi yang sama (komputer dan internet) namun dengan konsep bisnis berbeda dan disesuaikan dengan kondisi setempat. Perlu di ingat bahwa keberhasilan sebuah konsep di satu tempat tidak menjamin keberhasilannya di tempat lain, pelajari keinginan pelanggan agar dapat mencapai keberhasilan bisnis warnet anda.
Bab 2 - Manajemen Bisnis
Perencanaan dan Studi Usaha
Perencanaan dan studi lapangan selalu diperlukan setiap kali kita ingin menjalankan sebuah usaha. Tidak peduli seberapa besar atau kecil sebuah usaha, perencanaan dan studi lapangan adalah sebuah hal yang mutlak. Hal yang sering terjadi adalah kegagalan sebuah usaha karena lemah pada perencanaan dan studi lapangan. Warnet, adalah sebuah usaha yang terlihat sederhana namun kenyataannya mulai dari perencanaan hingga pengelolaan warnet ternyata menuntut konsentrasi yang tinggi dari pelaku usaha warnet.
Studi Lapangan
Yang mana duluan, Perencanaan atau studi lapangan? Saya menyarankan supaya yang dilakukan adalah studi lapangan. Kita mulai dengan lokasi. Kita harus menentukan kriteria sebuah lokasi yang memenuhi syarat sebagai tempat yang sesuai untuk mendirikan sebuah warnet. Contoh:
- Carilah lokasi yang mudah diakses oleh calon pelanggan anda. Lokasi yang dilewati kendaraan umum atau tidak jauh dari akses kendaraan umum.
- Perhatikan di sekitar lokasi tersebut apakah terdapat komplek pemukiman penduduk, sekolah/universitas, Bank, Perkantoran, mini market. Kemampuan ekonomi adalah faktor yang menentukan. Sebuah lokasi yang terdapat faktor-faktor yang disebutkan di atas menunjukkan potensi sebuah lokasi untuk mendirikan warnet.
- Tersedia tempat parkir minimal bagi mereka yang menggunakan kendaraan sepeda motor. Jika tersedia tempat untuk parkir mobil akan lebih bagus.
- Bagaimana kondisi lokasi ketika malam hari? Apakah cukup terang? Ingatlah bahwa warnet umumnya beroperasi hingga malam hari, lokasi yang gelap akan membuat warnet anda tidak menarik dikunjungi.
- Cobalah mencari informasi tentang kondisi keamanan lokasi tersebut, jika tingkat keamanan lokasi tersebut rendah kemungkinan anda perlu biaya tambahan untuk faktor keamanan dan biaya asuransi.
Bagaimana jika di lokasi tersebut sudah ada atau banyak warnet? Jika sudah banyak warnet di lokasi tersebut, maka sebaiknya carilah lokasi lain. Kecuali warnet yang anda dirikan memiliki sebuah keunggulan dibanding warnet lain, maka mendirikan sebuah warnet di lokasi dimana sudah banyak terdapat warnet (bahkan hingga berderet-deret warnet semua) cenderung akan memancing persaingan yang tidak sehat.
Jika lokasi ideal (atau mendekati ideal) sudah didapatkan, maka kita lanjutkan dengan melakukan perencanaan usaha.
Perencanaan Usaha / Business Plan
Supaya bisa merencanakan dengan baik, maka harus ada studi lapangan yang cukup. Setelah studi lapangan selesai dan sudah terbayang model usaha yang sesuai, maka rencanakanlah besar investasi yang diperlukan, jangka waktu investasi akan kembali, perkiraan besar keuntungan, biaya operasional, tenaga kerja, hingga model promosi. Semuanya harus dengan perencanaan terlebih dahulu.
Rumusan umum dalam melakukan perencanaan usaha adalah sesederhana menghitung biaya investasi (capex), biaya operasional (opex), prediksi penghasilan kotor(bruto) dan bersih (netto), Waktu Titik Impas Investasi (Break Even Point) . Misalkan titik impas direncanakan adalah 2 tahun (=24 bulan) , maka rumusannya adalah sbb:
Bruto - (Opex + (capex/24)) = Netto
Penjelasan Rumus
· Bruto = penghasilan kotor selama 24 bulan
· Opex = biaya operasional bulanan (rata-rata)
· capex = biaya investasi
· netto = penghasilan bersih.
Tabel Perhitungan investasi dan biaya operasional
Ini adalah bagian yang menarik dalam panduan ini. Banyak sekali yang bertanya soal bagaimana menghitung investasi dan biaya operasional sebuah warnet. Dalam banyak hal, setiap lokasi memiliki keunikan tersendiri dalam perhitungan investasi dan operasional. Anda masih harus menyesuaikan lagi nilai-nilai yang dituliskan disini dengan kondisi di daerah anda.
Dibawah ini adalah contoh tabel investasi:
| No | Item | Qty | unit | Harga | Total |
| 1 | Sewa Tempat | 3 | tahun | Rp10,000,000.00 | Rp30,000,000.00 |
| 2 | Meja Client | 10 | Buah | Rp350,000.00 | Rp3,500,000.00 |
| 3 | Kursi Client | 10 | Buah | Rp200,000.00 | Rp2,000,000.00 |
| 4 | Kursi extra | 10 | Buah | Rp80,000.00 | Rp800,000.00 |
| 5 | Meja Kasir | 1 | Buah | Rp700,000.00 | Rp700,000.00 |
| 6 | Kursi Kasir | 1 | Buah | Rp200,000.00 | Rp200,000.00 |
| 7 | PC Client | 10 | unit | Rp4,999,000.00 | Rp49,990,000.00 |
| 8 | PC Billing | 1 | unit | Rp4,999,000.00 | Rp4,999,000.00 |
| 9 | Printer Billing | 1 | Buah | Rp1,500,000.00 | Rp1,500,000.00 |
| 10 | Printer Client | 1 | Buah | Rp2,000,000.00 | Rp2,000,000.00 |
| 11 | Scanner | 1 | Buah | Rp600,000.00 | Rp600,000.00 |
| 12 | LAN (perangkat + Instalasi) | 1 | unit | Rp4,000,000.00 | Rp4,000,000.00 |
| 13 | Modem ADSL | 1 | unit | Rp1,500,000.00 | Rp1,500,000.00 |
| 14 | Interior | 1 | unit | Rp5,000,000.00 | Rp5,000,000.00 |
| 15 | Kelistrikan | 1 | unit | Rp3,000,000.00 | Rp3,000,000.00 |
| 16 | Legal Formal (Ijin,bdn hukum) | 1 | unit | Rp2,000,000.00 | Rp2,000,000.00 |
| | | | | Total Investasi | Rp 111.789.000,00 |
Tabel Biaya Investasi
Tabel investasi ini adalah contoh investasi untuk sebuah warnet dengan 10 client + 1 Billing. Kondisinya bisa berbeda untuk setiap daerah, karena itu sesuaikan kuantitas dan kualitas tabel sesuai dengan kondisi yang anda hadapi.
Untuk biaya operasional, contohnya adalah sbb:
| No | Item | Qty | unit | Harga | Total |
| 1 | ISP | 1 | unit | Rp1,750,000.00 | Rp1,750,000.00 |
| 2 | SDM | 3 | orang | Rp800,000.00 | Rp2,400,000.00 |
| 3 | PLN | 1 | unit | Rp1,250,000.00 | Rp1,250,000.00 |
| 4 | Perawatan | 1 | unit | Rp150,000.00 | Rp150,000.00 |
| 5 | Telepon | 1 | unit | Rp100,000.00 | Rp100,000.00 |
| 6 | ATK | 1 | unit | Rp200,000.00 | Rp200,000.00 |
| 7 | Amortisasi | 1 | unit | Rp3,105,250.00 | Rp3,105,250.00 |
| 8 | Promosi | 1 | unit | Rp200,000.00 | Rp200,000.00 |
| | | | | Biaya Operasional | Rp9.155.250,00 |
Tabel Biaya Operasional
Perhatikan tabel di atas, pada baris no. 7 ada biaya Amortisasi. Biaya amortisasi adalah angka yang dihasilkan dari membagi total investasi dengan lama (bulan) pengembalian modal. dalam contoh di atas, amortisasi dihitung dengan membagi Rp 111.789.000,- dengan 36 bulan (masa kontrak 3 tahun) sehingga memunculkan angka Rp 3,105,250/bulan. Biaya Operasional riilnya adalah: Rp 9.155.250 - Rp 3.105.250 = Rp 6.050.000
Artinya, batas paling bawah/minimum penghasilan bulanan warnet tersebut adalah Rp 6.050.000, namun minimum disini berarti masih merugi. Agar tidak merugi, maka batas bawah penghasil perbulannya haruslah minimal di Rp 9.155.250. Jika penghasilan bulanannya di atas angka Rp 9.150.250, barulah warnet tersebut dikatakan meraih keuntungan.
Perhitungan ini sangat penting, sebab akan menentukan nasib warnet anda di akhir masa kontrak. Anda dituntut agar investasi yang telah ditanamkan (minimal) dapat kembali ( BEP/Impas). Jika anda ingin masa kontrak anda diperpanjang atau pun memperbaharui investasi (mis: pengadaan PC baru) maka uang yang digunakan adalah uang simpanan dari amortisasi tersebut di invest ulang.
Investasi telah kita susun, biaya operasional juga telah di perkirakan. Terakhir adalah menentukan harga modal. Harga modal disini, berarti batas dimana harga tersebut belum memiliki keuntungan. Dengan perhitungan yang tepat kita dapat mengetahui harga modal kita, contoh nya sebagai berikut:
Variabel yang kita miliki adalah:
| 1 | Total Investasi / Capex | Rp111,789,000.00 |
| 2 | Biaya Operasional / Opex | Rp9,155,250.00 |
| 3 | Masa Sewa | 36 |
| 4 | Hari Operasional / bln | 29 |
| 5 | Efisiensi | 8 |
| 6 | Jumlah PC | 10 |
catatan: Hari operasional adalah perkiraan rata-rata hari beroperasi dalam 1 bulan, sedang efisiensi adalah angka dalam jam yang menunjukkan jumlah jam dimana penggunaan PC mencapai 100%. Efisiensi sebuah warnet biasanya berkisar antara 7 hingga 10 jam.
rumus mendapatkan nilai harga modal adalah:
(( Investasi/Masa Sewa )+ Biaya Operasi Riil )/(Masa Operasi x Efisiensi x jumlah PC) = harga modal
Untuk contoh kasus di atas, maka perhitungannya adalah:
((Rp 111.789.000/36)+ Rp 6.050.000)/(29x 8 x 10 ) = Rp 5.285,-
Jika margin yang ingin diperoleh adalah 20% maka harga jualnya adalah: Rp 6.350/jam
Bab 3 - Layanan Warnet
Layanan Utama warnet tentunya adalah: akses internet. Tanpa akses internet maka namanya bukan warnet lagi, Karena itu agar layanan warnet terjaga maka usahakanlah akses internet ter-optimal yang bisa anda dapatkan.
Namun, jangan menyampingkan layanan lain untuk menunjang layanan internet, sebab bisa jadi justru layanan penunjang ini akan sangat membantu keberhasilan warnet anda. Dalam beberapa kasus, beberapa warnet malah mendapatkan hasil yang lebih dari layanan penunjang tersebut dibanding layanan utamanya (akses internet). Beberapa layanan penunjang tersebut adalah:
Pelayanan Penunjang Dasar.
- Pengetikan
- Pencetakan
- Pemindaian
- Edit Foto Sederhana
- Peng-unduhan berkas
- Pembakaran berkas ke CD/DVD
Pelayanan di atas termasuk layanan penunjang yang cukup mendasar dan bukan sesuatu yang rumit hingga membutuhkan keahlian khusus, seorang operator lulusan SMA/STM tentunya akan mampu melakukannya dengan baik. Meskipun demikian, Operator warnet tetap membutuhkan pelatihan untuk dapat melakukan layanan penunjang tersebut dengan baik.
Pengetikan
Perlu dicatat adalah: layanan pengetikan biasanya membutuhkan perhatian khusus dari Operator sehingga dapat mengganggu tugas operator lainnya. Pertimbangkan memiliki operator khusus pengetikan jika warnet anda sering mendapatkan pemesanan pengetikan dalam jumlah halaman yang banyak.
Pencetakan
Layanan pencetakan juga adalah layanan penunjang yang bisa memberikan penghasilan yang cukup. Pengalaman penulis dalam memberikan layanan pencetakan sampai pada kesimpulan bahwa kombinasi perangkat cetak yang digunakan sebaiknya terdiri dari perangkat cetak Laser untuk layanan cetak hitam putih cepat berkualitas tinggi serta perangkat cetak inkjet untuk layanan cetak berwarna.
Pemindaian
Harga pemindai yang layak pakai saat ini cukup murah, berkisar Rp 500.000-an sudah mendapatkan perangkat pemindai yang cukup untuk digunakan sehari-hari di warnet. Mengerti teknik memindai yang baik dan menyesuaikan tipe dokumen yang dipindai ( teks, foto hitam putih, foto warna, majalah ) akan membantu menghasilkan berkas pindai yang efisien dan sesuai kebutuhan. Tidak semua hasil pindai harus dengan kerapatan DPI tinggi. beberapa berkas cukup dengan 100dpi. DPI tinggi akan meningkatkan ukuran berkas sehingga menggunakan kerapatan DPI tinggi akan menyulitkan peng-unggahan berkas tersebut ke internet.
Edit Foto Sederhana
Layanan ini adalah keturunan dari layanan pemindaian atau kadang sudah termasuk didalam layanan pemindaian itu sendiri. Tetapi perlu dipertimbangkan untuk layanan ini jika pelanggan warnet anda membawa berkas foto-nya sendiri untuk diminta di edit bukanlah berkas hasil pemindaian di warnet. Bagi mereka yang memindai di warnet sebaiknya layanan edit foto ini sudah termasuk didalamnya.
Pengunduhan Berkas
Ingat dengan Buku Sekolah Elektronik (BSE)? Situs BSE adalah salah satu situs yang memberikan warnet peluang memberikan layanan pengunduhan berkas. Berkas yang di unduh dari situs BSE dapat dikemas dalam satu keping CD dan bisa dijual kepada pelanggan warnet yang berminat menghemat waktu dan uang yang dibutuhkan untuk mengunduh. Warnet dapat menggunakan jam tutup warnet dimana bandwidth tersedia tanpa mengganggu pelanggan warnet.
Pembakaran berkas ke CD/DVD
Layanan ini juga merupakan turunan dari layanan pengunduhan berkas. harga CD/DVD yang murah dan kapasitas besar adalah hal yang menarik untuk dimanfaatkan. Pisahkan antara layanan Pembakaran berkas ke CD/DVD dengan layanan Pengunduhan berkas agar pelanggan warnet dapat memilih apakah menggunakan CD/DVD sebagai media simpan atau menggunakan FlashDisk yang saat ini sudah menggantikan floppy disk sebagai media simpan.
Bab 4 - Perangkat Keras Warnet
Perangkat keras apa saja yang dibutuhkan di warnet? Saya membaginya atas beberapa kategori, yaitu:
- Perangkat Komputer
- Perangkat Jaringan
- Perangkat Kelistrikan
- Perangkat Tambahan
Perangkat Komputer.
Secara sederhana, perangkat komputer yang diperlukan sebuah warnet adalah komputer yang dipergunakan oleh pengguna dan komputer yang digunakan untuk pencatatan (billing). Dalam prakteknya, sering komputer yang digunakan untuk pencatatan digunakan juga sebagai komputer untuk melayani proses pencetakan (print server) dan penyimpanan berkas (file server), bahkan kadang berfungsi juga sebagai komputer untuk melakukan pelayanan lainnya ( pengetikan, pemindaian, edit foto dst-nya)
Untuk komputer pengguna sebaiknya digunakan spesifikasi yang “cukup”. Cukup disini dalam pengertian spesifikasi tersebut cukup nyaman untuk menjalankan aplikasi-aplikasi internet yang umum dilakukan seperti browsing dan messaging (dan sekali-kali menggunakan aplikasi perkantoran/office application). sebuah PC dengan Memory 512MB (saat tulisan ini dibuat sudah merupakan spesifikasi umum) dan harddisk 80GB mustinya cukup. Jenis VGA yang dibutuhkan tidaklah terlalu tinggi. Sebuah VGA dengan memory 32-64MB sudah mencukupi.
Untuk tipe layar, disarankan penggunaan jenis LCD dengan lebar minimum 15 inci. Tipe layar LCD selain menghemat penggunaan listrik dan menghasilkan tidak menghasilkan panas seperti layar CRT, juga harganya sudah cukup terjangkau.
Penulis sengaja tidak memberikan saran mengenai CPU, sebab tipe CPU terendah yang bisa didapatkan dipasaran saat ini pun sudah sangat cukup untuk menjalankan aplikasi-aplikasi internet. Sehingga pemilihan CPU adalah bergantung kesediaan tipe CPU di pasaran. Mengenai ukuran casing, sebaiknya Casing dari Komputer pelanggan jangan terlalu besar. Jika tersedia casing berukuran kecil dan hemat tempat akan sangat membantu tingkat kenyamanan dari pengguna.
Bagaimana dengan perangkat input output seperti CD-ROM, WebCam, USB Port? Ini bergantung dengan kondisi pasar setempat. Beberapa warnet tidak memasang CD-ROM di komputer pelanggan dengan alasan tidak banyak digunakan dan lebih praktis menggunakan USB Flashdisk sebagai media simpan. WebCam tidak selalu dibutuhkan, karena cenderung memboroskan bandwidth. Namun jika permintaan dari pelanggan cukup banyak, tidak ada salahnya menyediakan webcam dengan biaya tambahan.
Perangkat Jaringan
Perangkat jaringan apa saja yang diperlukan di warnet? Minimum perangkat yang kita perlukan adalah Switch dengan jumlah port yang cukup untuk semua komputer, kabel jaringan dan router/modem. Umumnya switch tersedia dengan jumlah port 4, 8, 12, 16, 24, hingga 32. Apa bedanya hub dengan switch? dari sisi fungsi keduanya sama, dari unjuk kerja tentu switch diatas hub. Saat ini hub sudah hampir tidak ada dipasaran. Harga Switch saat ini pun sudah cukup terjangkau bahkan sama dengan hub. Beberapa switch memiliki fitur “manageable”, namun tipe ini biasanya harganya cukup mahal dan nyaris tidak diperlukan di sebuah jaringan warnet berukuran kecil (4 s/d 24 pc)
Bagi pengguna ADSL, pilihlah Modem/Router ADSL yang berkualitas bagus. Modem standar dari Provider kadang tidak mampu dipergunakan terus menerus, atau cepat rusak. Ini bisa dimengerti, sebab modem standar dirancang untuk penggunaan dirumah sementara Warnet menggunakannnya seharian penuh setiap harinya. Cobalah bertanya dahulu ke toko-toko tempat anda membeli modem ataupun ke forum-forum yang membahas mengenai warnet/internet untuk mencari tahu modem apa yang cukup tahan digunakan terus menerus.
Perangkat Kelistrikan
Perangkat seperti UPS, Stabilizer dan AC ke kategori perangkat kelistrikan untuk memudahkan pengelompokan saja. Termasuk didalam perangkat kelistrikan adalah Grounding yang kadang dilupakan saat instalasi listrik. Grounding diperlukan agar perangkat-perangkat yang kita gunakan tidaknyetrum pada saat tersentuh. UPS juga akan lebih awet jika grounding dari sistem kelistrikan kita bagus.
Ada baiknya jalur kelistrikan dirancang menjadi beberapa bagian yang terpisah dan memiliki rangkaian pemutus/sekering tersendiri. Misalnya: jalur listrik untuk komputer client, jaringan listrik untuk komputer billing dan perangkat lainnya, jaringan listrik untuk perangkat Pendingin Ruangan, Lemari Pendingin (jika ada). Hal ini dimaksudkan jika terjadi kelebihan beban maupun hubungan singkat dapat lebih mudah ditelusuri dan lebih aman dalam pengoperasioan sehari-hari.
Perangkat Tambahan
- Pencetak/Printer
- Pemindai/Scanner
- CD/DVD Burner
Pencetak/Printer adalah perangkat tambahan yang wajib ada di Warnet. Sebaiknya warnet memiliki minimal 2 macam alat pencetak. Dimana 1 pencetak jenis laser dan 1 lagi berjenis inkjet. Pencetak Laser di khususkan untuk pencetakan hitam putih berkualitas dan berkecepatan tinggi. Sedang Pencetak inkjet dimaksud untuk melayani pencetakan berwarna/foto dan berkecepatan sedang. Mengingat penghasilan dari pencetakan adalah salah satu penghasilan yang dengan persentasi tinggi, rawatlah perangkat cetak anda sebaik mungkin.
Carilah perangkat pencetak yang didukung atau dapat bekerja di OS Linux. Printer jenis ini akan sangat membantu jika dikemudian hari warnet berniat untuk bermigrasi ke OS Linux. Memiliki pencetak yang hanya berjalan di satu jenis OS sebenarnya merugikan.
Pemindai/Scanner sendiri adalah perangkat yang disarankan ada. Pemindai di warnet tidak perlu yang berkemampuan tinggi. Bahkan sebuah perangkat pemindai yang masuk dalam entry level pun sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan pemindaian di warnet. Banyak jenis pemindai di pasar, namun seperti halnya perangkat pencetak, carilah pemindai yang bisa dipasangkan dengan OS Linux untuk mengantisipasi migrasi ke OS Linux.
Walaupun USB Flash DIsk berkapasitas tinggi (kapasitas > 4GB) mulai menjadi Umum, namun media CD/DVD tetap menjadi pilihan media simpan. Karenanya, memiliki sebuah CD/DVD Burner adalah kewajiban. Gunakanlah perangkat yang mampu membakar CD-R, CD-RW, DVD-R dan DVD Double Density (kapasitas 8GB). Dengan harga yang tidak terlalu berbeda, sayang rasanya jika burner anda cuma mampu menulis di CD-R dan DVD-R.
Tempatkanlah CD/DVD Burner ini di area kerja Operator/Kasir agar penggunaannya dapat dipantau. Jangan memasangnya di komputer client sebab akan menyulitkan pengawasan dan bisa mengganggu client jika komputer tersebut sedang digunakan.
Perlu diperhatikan adalah: jagalah agar file-file yang dibakar ke dalam CD/DVD tersebut bukan file-file yang melanggar UU/Hukum yang berlaku. Walaupun sebenarnya tanggung jawab bukanlah dari sisi warnet, tapi mencegah lebih baik daripada bermasalah dikemudian hari.
Perangkat lainnya.
Selain ke-empat perangkat yang penulis sampaikan di atas, masih ada beberapa perangkat lainnya seperti speaker, headset, webcam yang dapat di optimalkan untuk menambah penghasilan warnet. Namun semuanya tergantung kepada pasar yang dituju dan tingkat layanan yang ingin diberikan.
